Eigen medewerkers die geld 'lenen' uit de kassa, korting geven aan vrienden, geld of producten stelen? Het komt vaker voor dan u denkt. Wees alert op signalen die kunnen duiden op interne fraude en maak het onderwerp bespreekbaar in uw team. Zorg voor duidelijke afspraken en leg deze vast in een huishoudelijk reglement.
Fraude voorkomen
Hoe selecteer ik betrouwbaar personeel?
Vraag de sollicitant om een aantal referenties en neem ook daadwerkelijk contact op met de vorige werkgevers. Controleer het identiteitsbewijs en diploma's. Vraag eventueel om een verklaring van goed gedrag. De toolkit Selecteren op Safe helpt u om in een korte tijd een goede indruk te krijgen van de sollicitant.
HBD: Lees meer over de toolkit Selecteren op Safe
Hoe kan ik het onderwerp interne fraude bespreekbaar maken?
Met het Dillemaspel kunt u het onderwerp interne fraude spelenderwijs aan de orde stellen tijdens het werkoverleg of een speciaal belegde avond. Het spel is bedoeld om lastige situaties oftewel dilemma’s met elkaar te bespreken, duidelijke afspraken te maken en zo interne criminaliteit te voorkomen.
U kunt ook de groepstraining Veilig in de winkel boeken en het Dilemmaspel onder begeleiding van een trainer spelen met uw team.
HBD: Lees meer over het Dilemmaspel
HBD: Lees meer over de groepstraining Veilig in de winkel
Hoe maak ik mijn personeel duidelijk wat de regels zijn?
Zorg voor een duidelijk huishoudelijk reglement. Zo'n reglement geeft grenzen aan, maar schept ook duidelijkheid. Wat zijn de normen voor uw bedrijf? Hoe wordt omgegaan met kasverschillen, retour- en ruilprocedures, personeelsaankopen, het openen en sluiten van de winkel etc. Geef duidelijk aan welke consequenties het overtreden van de normen heeft.
HBD: Download een voorbeeld huishoudelijk reglement
HBD: Download een verklaring huishoudelijk reglement voor uw medewerkers
Mag ik mijn personeel controleren?
Binnen uw winkel mag u eigen medewerkers altijd controleren, mits de visitatieregeling is opgenomen in het huishoudelijk reglement. Het gaat dan om controle van de inhoud van bijvoorbeeld jassen, tassen en verpakkingsmiddelen. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van een dobbelsteensysteem. Laat iedereen die vertrekt structureel met een dobbelsteen gooien. Wanneer er een 6 wordt gegooid, dient die persoon zijn jaszakken en tassen te legen. U kunt de visitatie ook door de veiligheidsdienst of onderling laten uitvoeren.
Visitatie is niet hetzelfde als fouilleren. Dat mag alleen door de politie gedaan worden.
Interne fraude ontdekken
Hoe herken ik signalen die kunnen duiden op interne fraude?
Let op kassaverschillen (of juist iemand die nooit een kassaverschil heeft), onduidelijke briefjes bij de kassa, goederen in personeelsruimtes, vaste patronen van een medewerker in de pauze, medewerkers die altijd met dezelfde collega’s (willen) werken etc.
HBD: Bekijk meer mogelijke signalen
Wat moet ik doen als ik een sterk vermoeden heb van interne fraude?
Uiteraard probeert u aan bewijs te komen. Bedenk wel dat wat voor u bewijs is, dat voor de rechter niet altijd hoeft te zijn. Bedenk ook dat uw betrokkenheid en dus ook uw begrijpelijke emoties soms in de weg kunnen zitten. Al naar gelang de ernst van de situatie kan het verstandig zijn een externe partij in te schakelen, bijvoorbeeld een recherchebureau of de politie.
HBD: Lees meer over acties bij verdenking van fraude
Wat moet ik doen als ik iemand op fraude betrapt heb?
Dit hangt af van de ernst van de situatie en uw eigen beleid en ideeën hierover. In sommige gevallen is een berispend gesprek voldoende (maak wel duidelijke afspraken en leg deze ook vast). In ernstige gevallen kunt u iemand direct ontslaan en kan aangifte worden gedaan bij de politie. Soms worden onderlinge afspraken gemaakt.
HBD: Lees meer over acties na constatering van fraude
Kan ik iemand direct ontslaan?
Ja, bedenk wel dat u voldoende bewijs moet hebben. Bij ontslag op staande voet moet de ontslaggrond zo zwaarwegend zijn dat u geen andere keus heeft dan beëindiging van het dienstverband.De snelste weg met de laagste kosten voor u als werkgever, is de medewerker zelf ontslag laten nemen met of zonder terugbetaling van de schade. U moet de medewerker hiervoor een verklaring laten tekenen. De reden van ontslag hoeft u niet te vermelden.
HBD: Lees meer over ontslagprocedures
HBD: Download voorbeeldformulier einde dienstverband op verzoek van werknemer
Kan ik de schade verhalen op de medewerker die fraude heeft gepleegd?
U kunt uw werknemer een boete opleggen of een schadevergoeding eisen. Voor het opleggen van een boete moet een clausule opgenomen zijn in het arbeidscontract. Hierin moet ook zijn vastgelegd dat deze sanctie bij interne criminaliteit toegepast mag worden. De boete mag niet hoger zijn dan een halve dag loon per week en moet in een fonds gestort worden dat ten behoeve van de werknemers bestaat. Een boete of een schadevergoeding mogen nooit tegelijkertijd worden opgelegd.
Een schadevergoeding kunt u door middel van een voeging in een strafproces of via een civielrechtelijke vordering opeisen. Meer informatie over voeging in het strafproces vindt u op de website van het Ministerie van Justitie.
Een voorval van interne fraude verwerken
Hoe bespreek ik een voorval van interne fraude met mijn personeel?
Praat met uw medewerkers over wat er gebeurd is en laat iedereen zijn gevoelens uiten. Hoe moeilijk dit voor iedereen ook is, het zal zeker zorgen voor meer vertrouwen in elkaar. Bespreek ook welke maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen.
Mocht u er zelf niet uitkomen, dan kunt u gratis een beroep doen op hulpverleners van HBD-Slachtofferhulp Detailhandel. Via het gratis nummer 0800-0801 (24 uur per dag bereikbaar) is professionele hulp binnen twee uur ter plaatse.
HBD: Lees meer over Slachtofferhulp Detailhandel
HBD: Bestel de gratis instructiekaart met telefoonstickers Slachtofferhulp Detailhandel
